Privacyverklaring v1.9-2026-08-30

Versie 1.9 — laatst bijgewerkt op 30 augustus 2026. Hablexo wordt geëxploiteerd door Hablexo Ltd, een in Engeland en Wales geregistreerde vennootschap (vennootschapsnummer 17354416), statutaire zetel 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF. Hablexo Ltd is de verwerkingsverantwoordelijke voor de hieronder beschreven account-, geschiktheids-, facturerings- en operationele gegevens. Contact: hello@hablexo.com.

Deze verklaring wordt in uw taal gepubliceerd zodat u begrijpt wat er met uw gegevens gebeurt. De Engelse versie is de referentieversie en wordt als eerste bijgewerkt: in het Engels lezen.

Hablexo levert realtime spraakvertaling op de telefoons van deelnemers. We hebben het zo gebouwd dat het zo min mogelijk persoonsgegevens bewaart: op onze servers wordt de live-inhoud in het geheugen verwerkt en nooit opgeslagen. Buiten dat inhoudsvlak bewaren we alleen wat we nodig hebben om accounts te verifiëren en te beheren, gebruik te factureren, de Dienst te beveiligen en te ondersteunen, en de wet na te leven. Sommige evenementinhoud kan worden opgeslagen — niet door ons, maar op het eigen apparaat van de organisator: forumberichten altijd, en transcripties of geluidsopnamen alleen als de organisator die inschakelt. Zie hieronder.

De korte versie

Ondertitels, vertalingen en audio worden nooit op de servers van Hablexo opgeslagen. Ze worden in het geheugen naar apparaten verspreid en daarna weggegooid — we bewaren geen transcript en geen opname.
Een organisator kan ervoor kiezen de live-audio van het evenement naar luisteraars door te geven. Dit staat standaard uit. Wanneer de organisator het inschakelt, kan iedereen met de QR-link van het evenement live meeluisteren — ook mensen die niet in de zaal zijn — en de deelnemerspagina vermeldt dat zolang de uitzending loopt. De audio wordt onbewerkt en in realtime via onze servers doorgegeven en wordt door Hablexo niet opgenomen of opgeslagen. De organisator kan er afzonderlijk voor kiezen het eigen evenement op te nemen; zo’n opname gebeurt op de eigen apparatuur van de organisator, buiten de doorgifte van Hablexo om.
Sommige inhoud wordt opgeslagen op het eigen apparaat van de organisator van het evenement — nooit op het onze. Als u in het chatforum van een evenement iets plaatst, wordt uw bericht (en de chatnaam die u eventueel hebt gekozen) opgeslagen door de Hablexo-app van de organisator, zodat het forum een herstart overleeft; het wordt een beperkte periode bewaard — standaard 7 dagen — en de organisator kan het op elk moment verwijderen. En als de organisator transcriptregistratie of geluidsopname inschakelt (beide staan standaard uit), worden de ondertitels of de audio van het evenement eveneens op het apparaat van de organisator opgeslagen.
Deelnemers hebben geen accounts. Het scannen van een QR-code om ondertitels te lezen geeft ons geen inlog en geen identiteit. Om ondertitels op uw telefoon te bezorgen verwerken we noodzakelijkerwijs het netwerkadres (IP-adres), en we bewaren enkele voorkeuren op uw eigen apparaat — zie Als u deelnemer bent.
Buiten het live-inhoudsvlak bewaren we beperkte operationele gegevens — de contactgegevens van de personen die op een account staan, de identiteits- en geschiktheidsgegevens van de Klant, geaggregeerde gebruikstellingen, betalingsgegevens, minimale beveiligingslogs en ondersteuningsmateriaal dat u ons stuurt — nooit ondertitelinhoud.
Als u op het account van een organisatie staat — als Admin of Lid — bent u zelfstandig onze betrokkene, en niet slechts onderdeel van het dossier van uw organisatie. We bewaren uw eigen e-mailadres en inloggegevens, uw rol, en een registratie van welke evenementen uw apparaten hebben uitgevoerd. Zie Als u op het account van een organisatie staat.
We verkopen uw gegevens nooit, we gebruiken ze niet voor reclame, en we sturen productnieuws alleen naar mensen die erom hebben gevraagd — wat, op het moment van deze versie, niemand is: we versturen momenteel helemaal geen marketing-e-mail.

Informatie die we verzamelen

Account: het e-mailadres waarmee u zich registreert of aanmeldt, en ofwel een wachtwoord (alleen opgeslagen als gezouten hash) ofwel — als u «Doorgaan met Google» gebruikt — uw door Google geverifieerde e-mailadres.
Identiteit en geschiktheid van de klant: de juridische naam of organisatienaam, het klanttype, het land, het registratienummer (waar van toepassing), en de verklaringen over zakelijk doel en bevoegdheid die u bij registratie of verificatie van een account verstrekt. We leggen ook de versie van de verklaring vast en wanneer deze is aanvaard.
Lidmaatschap en rol: op welke organisatieaccounts u staat en of u Admin of Lid bent, samen met wie u heeft uitgenodigd en wanneer u bent toegetreden of vertrokken. Hetzelfde e-mailadres kan een plaats innemen op meer dan één organisatieaccount; elk daarvan is een afzonderlijk lidmaatschap.
Uitnodigingen: wanneer een Admin een collega uitnodigt, bewaren we het opgegeven e-mailadres, de aangeboden rol, wie de uitnodiging heeft verstuurd, en of deze is aanvaard, geweigerd, ingetrokken of verlopen. We bewaren dat adres vanaf het moment dat de uitnodiging wordt verstuurd — voordat die persoon enig account bij ons heeft — zodat we haar kunnen bezorgen en zodat de Admin ziet wat hij heeft verstuurd. Een niet-aanvaarde uitnodiging verloopt en wordt nergens anders voor gebruikt.
Gebruik en facturering: geaggregeerde tellingen van vertaalde minuten en berichten (alleen aantallen, geen inhoud), uw kredietsaldo en transactiegegevens. Elke registratie draagt bovendien welk lidmaatschap deze heeft voortgebracht — zie hieronder, want het betekent dat de Admins van uw eigen organisatie kunnen zien wat u hebt verbruikt.
Communicatievoorkeur: of u om productnieuws hebt gevraagd, en het bewijs van die keuze — wanneer u haar maakte, op welk scherm, en welke versie van deze verklaring u te zien kreeg. Als u zich later afmeldt, leggen we dat ook vast, en we bewaren een «niet benaderen»-registratie zodat de keuze niet per ongeluk ongedaan kan worden gemaakt.
Operationele logs: minimale technische logs (bijvoorbeeld verbindings- en foutgebeurtenissen) om de dienst betrouwbaar en veilig te houden. Deze bevatten geen ondertitelinhoud.
Ondersteuning: als u contact opneemt met ondersteuning of vanuit de app een probleemmelding stuurt, ontvangen we wat u kiest te sturen — de tekst van de melding, een optioneel antwoord-e-mailadres, en een kort technisch loguittreksel dat van geheimen wordt ontdaan voordat het uw machine verlaat.

Wij verzamelen en bewaren geen audio, transcripties, vertalingen, chatberichten of gesynthetiseerde spraak die door de dienst gaan. Let op de nuance: een forumbericht — en, wanneer de organisator transcriptregistratie of geluidsopname heeft ingeschakeld, een transcript of opname — wordt opgeslagen door de app van de organisator, op het eigen apparaat van de organisator, zoals hierboven en hieronder beschreven.

Als u deelnemer bent

U hebt een QR-code gescand om ondertitels in uw taal te lezen. U hebt geen account bij ons en we vragen niet wie u bent. Voor de meeste deelnemers is dit alles wat er gebeurt:

Het IP-adres van uw telefoon wordt door onze server verwerkt zolang uw apparaat verbonden is, omdat een ondertitel zonder dat adres niet aan een apparaat kan worden bezorgd. We loggen het niet om een profiel op te bouwen, en we gebruiken het niet om u te identificeren.
De taal die u kiest wordt naar onze server gestuurd zodat die weet welke ondertitelstroom hij u moet sturen. Deze is aan geen enkele identiteit gekoppeld.
Enkele voorkeuren worden op uw eigen telefoon bewaard (taal, thema, tekstgrootte en uw chatnaam als u er een hebt ingesteld), zodat de pagina ze onthoudt. Ze blijven op uw apparaat; ze worden niet als profiel naar ons verzonden, en het wissen van uw browsergegevens verwijdert ze.
Ondertitels en vertalingen worden door ons niet opgeslagen. De app van de organisator bewaart ze evenmin, tenzij de organisator transcriptregistratie of geluidsopname heeft ingeschakeld — beide staan standaard uit, en alles wat daarmee wordt vastgelegd, wordt uitsluitend opgeslagen op het eigen apparaat van de organisator, onder diens controle (zie Bewaring, hieronder).

Als u in een chatforum iets plaatst, dan is dat anders, en het loont de moeite het twee keer te lezen: uw bericht en de door u gekozen chatnaam worden opgeslagen op het apparaat van de organisator van het evenement (niet op de servers van Hablexo), een beperkte periode bewaard — standaard 7 dagen — en kunnen door de organisator op elk moment worden verwijderd. De Hablexo-app vertelt u dit op het moment dat u een chatforum opent, voordat u iets kunt plaatsen.

Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens. De organisatie of beroepsbeoefenaar achter het evenement bepaalt waarom en hoe het verloopt — voor de inhoud van het evenement is die entiteit dus normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke. De zichtbare organisator kan in plaats daarvan een AV-leverancier of een andere verwerker zijn die voor die verantwoordelijke optreedt. Hablexo treedt naargelang het geval op als verwerker of subverwerker, volgens hun instructies. Wilt u uw rechten uitoefenen ten aanzien van de inhoud van een evenement of de chatgeschiedenis, neem dan eerst contact op met de organisator; die kan de betrokken verwerkingsverantwoordelijke aanwijzen. Voor de eigen accountgegevens van Hablexo, operationele beveiligingslogs of ondersteuningscorrespondentie kunt u ons bereiken op hello@hablexo.com.

Hablexo-accounts zijn bedoeld voor zakelijk en organisatorisch gebruik, niet geheel of hoofdzakelijk voor persoonlijk, familiaal of huishoudelijk gebruik. Deelnemers worden geen klant van Hablexo door een evenementlink te volgen. Denkt u dat de Dienst voor huishoudelijk gebruik wordt geëxploiteerd of kan de organisator u niet vertellen wie verantwoordelijk is voor uw gegevens, neem dan contact met ons op.

Als u ons feedback over een evenement stuurt

Er is één plek waar de bovenstaande alinea niet geldt, en daarover is precisie op haar plaats. De deelnemerspagina heeft een Feedback-knop — een tekstballon — waarmee u ons kunt vertellen hoe het ging, een probleem kunt melden of om een functie kunt vragen. Als u die gebruikt, schrijft u aan Hablexo, niet aan de organisator, en voor dat bericht is Hablexo de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom we het verzamelen, hoe we het beoordelen en hoe lang we het bewaren. Dit valt buiten de verwerking die we namens de organisator uitvoeren. We verwerken nog steeds uw gegevens — alleen niet als diens verwerker.

Wanneer u een melding stuurt, ontvangen we:

Uw bericht — de samenvatting en eventuele details die u typt, en welke van de drie soorten het is (feedback, een probleem of een functieverzoek).
Een e-mailadres, alleen als u er een typt. Het is optioneel, het bestaat uitsluitend zodat we kunnen antwoorden, en het wordt nooit aan de organisator gegeven.
Technische details over uw sessie, alleen als u het diagnostiekvakje aangevinkt laat. U kunt het vinkje vóór verzending weghalen, en het formulier laat u eerst precies zien wat er is opgenomen. Het is een vaste, korte lijst: de door u gekozen ondertiteltaal en de gesproken taal (waar de app van de organisator die meldt); uw interfacetaal, thema en tekstgrootte; of de verbinding wegviel en hoe vaak, met de numerieke sluitcode van de verbinding; welke spraakroute audio afspeelde, de naam van de stem, en of het werkte; het gebruikte audioformaat; of het scherm wakker werd gehouden; uw venstergrootte; en de user-agent-tekenreeks van uw browser met of deze Opus-audio en spraak ondersteunt.
Een meldingsidentificatie en een willekeurige sessie-identificatie die uw browser voor dat bezoek genereert, plus signalen waarmee we geautomatiseerd misbruik tegengaan: uw IP-adres, een onzichtbaar veld dat een mens nooit invult, en een token dat aangeeft hoe lang het formulier open stond. De sessie-identificatie leeft in uw browsertabblad en is weg zodra u het sluit.
Bij het evenement van welke organisatie u was, wanneer uw link een geldige evenementsleutel bevatte. De sleutel zelf wordt op onze server omgezet en verschijnt nooit in de e-mail, in onze logs of ergens anders. U kunt een melding sturen zonder enige sleutel — dat is bewust, want «de QR-code werkt niet» komt juist binnen wanneer er geen is.

Wat we via dit formulier nooit verzamelen, wat u ook hebt aangevinkt: ondertitel- of vertaaltekst, chatberichten, uw weergavenaam, alles wat u in een forum hebt geplaatst, schermafbeeldingen of de evenementsleutel. De diagnostieklijst hierboven is de volledige lijst — het formulier kan niets buiten die lijst verzamelen, en onze server weigert onafhankelijk alles wat erbuiten valt.

Rechtsgrond. Gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f) — problemen begrijpen en verhelpen bij een dienst die mensen live gebruiken, en die verbeteren. We hebben dit beoordeeld: het doel is beperkt en de gegevens zijn minimaal; u kiest ervoor ons te schrijven en u kiest of u diagnostiek meestuurt; niets wordt gebruikt om u te profileren, te targeten of u reclame te tonen; en uw bericht wordt niet aan de organisator getoond. Geeft u een e-mailadres zodat we kunnen antwoorden, dan is dat uw keuze en gebruiken we het alleen om te antwoorden.

Wie het verder ziet. Uw melding wordt bezorgd door Resend en komt terecht in een mailbox die we aanhouden bij Migadu, beide hieronder vermeld onder Dienstverleners. Beschrijft een melding een bug of een functie waaraan we willen werken, dan kunnen we een geanonimiseerde samenvatting vastleggen in ons ticketsysteem (Atlassian): nooit uw ruwe bericht, uw e-mailadres, de evenementsleutel, uw sessie-identificatie, uw exacte user-agent of de volledige diagnostiek. Mochten we ooit een AI-dienst gebruiken om een melding in een andere taal te vertalen, dan wordt die hier genoemd voordat we dat doen, en het gebeurt alleen wanneer we het bericht lezen — nooit automatisch bij het verzenden.

Bewaring. Meldingen blijven in de feedbackmailbox zolang ze nuttig zijn en worden regelmatig bekeken; we verwijderen ze wanneer dat niet langer zo is. Tellingen die voor misbruiklimieten worden gebruikt, zijn louter getallen en verlopen binnen enkele uren. Wilt u een melding laten verwijderen, of vragen wat we bewaren, schrijf dan naar hello@hablexo.com — het vermelden van de meldingsidentificatie die de pagina u toonde maakt het veel sneller, maar is niet verplicht.

Feedback van deelnemers is niet zichtbaar voor de organisator, in geen enkele vorm. Gaat uw klacht over het evenement in plaats van over Hablexo, zeg het dan rechtstreeks tegen de organisator — wij kunnen die niet voor u doorgeven.

Als u vertaler bent op een evenement

Een organisator kan een menselijke live-vertaler uitnodigen: iemand die naar het evenement luistert en een vertaling in het eigen apparaat inspreekt, voor luisteraars die die taal kiezen. Bent u dat: u hebt geen account bij ons en we vragen niet wie u bent. U opent een link die de organisator u laat zien, kiest de taal die u gaat spreken en vraagt om toegang; de operator van het evenement laat u toe.

Uw stem wordt via onze servers doorgegeven, uitsluitend in het geheugen, aan de luisteraars die uw taal hebben gekozen — net als alle evenementinhoud wordt zij nooit op de servers van Hablexo opgeslagen. Wanneer de taal die u spreekt wordt ondersteund voor transcriptie, wordt uw spraak bovendien tijdelijk getranscribeerd door de hieronder vermelde spraakherkenningsleveranciers om ondertitels voor uw luisteraars te maken.
Een herverbindingsgegeven wordt bewaard in de sessieopslag van uw browser zodat een korte signaaluitval u niet uit het evenement gooit; deze wordt weggegooid wanneer u het tabblad sluit. Uw taalkeuze wordt op uw eigen apparaat onthouden.
We meten de minuten doorgegeven vertalersaudio, uitsluitend als getallen — nooit de inhoud — omdat ze aan de organisatie van de organisator worden gefactureerd.

Zoals bij alle evenementinhoud is de organisatie of beroepsbeoefenaar achter het evenement normaal gesproken de verwerkingsverantwoordelijke voor uw doorgegeven spraak, en verwerkt Hablexo die als verwerker of subverwerker. De organisator kan er afzonderlijk voor kiezen het evenement op eigen apparatuur op te nemen, buiten de verwerking van Hablexo om — vraag het de organisator als u wilt weten of hij dat doet.

Als u op het account van een organisatie staat

Een Hablexo-account behoort toe aan een organisatie — de klant met wie we contracteren en die we factureren. De mensen die het gebruiken staan er afzonderlijk op vermeld: een Admin kan collega’s uitnodigen, krediet kopen en evenementen beheren; een Lid kan evenementen draaien maar geen geld uitgeven en de toegang niet wijzigen. Hiervoor — uw eigen gegevens, in onderscheid van die van uw organisatie — is Hablexo de verwerkingsverantwoordelijke. Dat is het omgekeerde van de hierboven beschreven regeling voor evenementinhoud, waar de organisator de verantwoordelijke is en wij verwerker zijn, en het is de reden dat deze verklaring u rechtstreeks bereikt en niet via uw organisatie.

Uw e-mailadres en hoe u zich aanmeldt — een wachtwoord (alleen opgeslagen als gezouten hash) of uw door Google geverifieerde e-mailadres.
Uw rol, en hoe u die hebt gekregen — bij welke organisaties u hoort, of u Admin of Lid bent, wie u heeft uitgenodigd, en wanneer u bent toegetreden of vertrokken.
De apparaten waarvandaan u zich aanmeldt — de naam die elke Hablexo-installatie meldt, zodat u en uw Admins de ene machine van de andere kunnen onderscheiden en een verloren machine kunnen afmelden.
Wat u hebt gedraaid — de evenementen die uw apparaten hebben uitgezonden, en de minuten en berichten die ze hebben verbruikt. Alleen aantallen: nooit de ondertitels zelf.

Uw organisatie kan zien welk Lid het krediet heeft gebruikt. Gebruiksregistraties dragen het lidmaatschap dat ze heeft voortgebracht, zodat een Admin kan zien hoe het saldo van de organisatie is besteed en door wie. Wij vinden dat wat een organisatie die de rekening betaalt zou moeten kunnen zien, en u hoort het te weten in plaats van het te ontdekken. Wat een Admin via ons niet kan zien, is enige ondertitel, vertaling of chatbericht: we bewaren daarvan niets op onze servers, en wat de eigen machine van een organisator bewaart, staat hierboven en onder Bewaring beschreven.

U kunt tot meerdere organisaties behoren met één e-mailadres. Ze blijven gescheiden: elk heeft een eigen rol, eigen krediet en eigen gebruiksregistraties, en bij het aanmelden wordt gevraagd voor welke u optreedt. Een Admin van de ene organisatie ziet niets over uw lidmaatschap van een andere.

Als u vertrekt, of een Admin u verwijdert. Uw toegang eindigt onmiddellijk — uw apparaten worden afgemeld en uw operator-app stopt met uitzenden. Twee dingen gebeuren niet — en dat is bewust. Uw lidmaatschapsregistratie wordt buiten gebruik gesteld in plaats van verwijderd, en de gebruiksgeschiedenis die er al aan hangt, wordt niet herschreven: dat zijn de factureringsgegevens van de organisatie, en die herschrijven om op te ruimen zou het bewijs vernietigen van wat er werkelijk in rekening is gebracht. Vraagt u ons uw persoonsgegevens te wissen, dan verwijderen we de persoon — uw e-mailadres en inloggegevens — en laten we een ondoorzichtige verwijzing achter die niemand identificeert. Zie Uw rechten.

Rechtsgrond. We baseren ons op de overeenkomst en op ons gerechtvaardigd belang bij het veilig beheren en correct factureren van het account van een organisatie. We vragen u nergens van dit alles toestemming voor, en uw toegang hangt niet af van instemming met marketing — dat is een afzonderlijke, uitdrukkelijke keuze, hieronder beschreven.

Aanmelden met Google

Kiest u «Doorgaan met Google», dan deelt Google alleen uw geverifieerde e-mailadres en basisprofiel (naam) met ons, zodat we uw account kunnen aanmaken of herkennen. We ontvangen of bewaren geen Google-toegangs- of vernieuwingstokens, en we vragen geen toegang tot uw Gmail, Drive, contacten of andere Google-gegevens. U kunt zich op elk moment in plaats daarvan met een wachtwoord aanmelden.

Het gebruik door Hablexo van informatie die via Google-API’s wordt ontvangen, voldoet aan het beleid inzake gebruikersgegevens van Google API-services, met inbegrip van de vereisten voor beperkt gebruik.

Betalingen

Kaartbetalingen worden verwerkt door Stripe. Kaartgegevens gaan rechtstreeks naar Stripe en raken de servers van Hablexo nooit. Wij ontvangen alleen de bevestiging en de metagegevens die nodig zijn om uw account bij te schrijven.

E-mail die we u sturen

Account- en service-e-mail — uw adres verifiëren, uw wachtwoord opnieuw instellen, een betaling bevestigen, u laten weten dat er een uitnodiging klaarstaat, u waarschuwen dat het krediet op is. We sturen deze omdat ze bij het beheer van uw account horen, en u ontvangt ze ongeacht welke marketingkeuze dan ook: u afmelden voor productnieuws voorkomt nooit dat een wachtwoordherstel of een beveiligingsmelding u bereikt. Wilt u dat deze stoppen, sluit dan het account.

Productnieuws staat los daarvan en gaat alleen op uitdrukkelijk verzoek. We sturen het alleen naar mensen die er uitdrukkelijk om hebben gevraagd, op grond van toestemming, en u kunt zich op elk moment terugtrekken via uw accountinstellingen of via een link in het bericht zelf. Op het moment van deze versie versturen we helemaal geen marketing-e-mail — de voorkeur bestaat zodat we later nooit hoeven te gissen. Verandert dat, dan wordt deze verklaring bijgewerkt om het gebruikte verzendmiddel te noemen voordat het eerste bericht uitgaat.

De registratie «niet benaderen». Wanneer u zich afmeldt — of ons vraagt u nooit te benaderen — bewaren we een registratie van dat verzoek, en we bewaren die als een eenrichtings-hash van uw e-mailadres in plaats van het adres zelf. Zij blijft bestaan zelfs als u uw account verwijdert of wij uw gegevens wissen, en dat is precies de bedoeling: een blokkeerlijst die met het account zou verdwijnen, zou een oude contactlijst, een herimport of een nieuwe registratie de e-mails stilletjes weer laten beginnen. Zij bevat niets dan de hash, de reden en de datum; zij kan niet worden teruggerekend naar een adres, en zij wordt voor één ding gebruikt — een adres herkennen waarnaar we niet mogen mailen.

Waarom we uw gegevens verwerken (rechtsgronden)

Voor een eenmanszaak of beroepsbeoefenaar die persoonlijk de Klant is, baseren we ons op de overeenkomst (met inbegrip van op verzoek genomen stappen vóór het sluiten ervan) om de geschiktheid te verifiëren, het account te beheren, gebruik te meten en te factureren. Wanneer een natuurlijke persoon een account voor een organisatie aanmaakt of gebruikt, baseren we ons op ons gerechtvaardigd belang bij het verifiëren van vertegenwoordigers en het beheren van het account en de overeenkomst van de organisatie. We baseren ons ook op gerechtvaardigde belangen om de dienst veilig en betrouwbaar te houden (operationele logs) en om ondersteuningsverzoeken af te handelen. Dezelfde twee gronden gelden voor de personen die op het account van een organisatie staan — Admins zowel als Leden — voor het beheren van hun toegang, het toerekenen van gebruik aan het juiste lidmaatschap en het beveiligen van het account; voor niets daarvan is toestemming nodig, en er wordt geen gevraagd. Toestemming wordt voor precies één ding gebruikt: productnieuws. Voor bewaarde financiële gegevens baseren we ons op een wettelijke verplichting (Britse fiscale en boekhoudwetgeving). Voor evenementinhoud treden we op als verwerker of subverwerker volgens de instructies van de betrokken verwerkingsverantwoordelijke; die verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de rechtsgrond van het evenement.

Dienstverleners (verwerkers)

We gebruiken een kleine set leveranciers uitsluitend om de dienst te leveren; zij verwerken gegevens volgens onze instructies en alleen voor zover nodig:

Spraakherkenning: Soniox, ElevenLabs, Deepgram, Google Cloud en AWS verwerken live-audio tijdelijk om transcripties te maken. De op het evenement opgenomen audio wordt met kortlevende toegangstokens rechtstreeks vanaf het apparaat van de organisator naar de spraakleverancier gestuurd — zij gaat niet via de servers van Hablexo. (Optionele gesynthetiseerde spraakaudio bereikt telefoons via onze servers, uitsluitend in het geheugen, net als ondertitels.)
Vertaling: Makora, DeepInfra en Google Cloud verwerken transcripttekst tijdelijk om vertalingen te maken. (DeepInfra is een reserve voor Makora — het draait hetzelfde vertaalmodel en ontvangt alleen inhoud zolang een omschakeling vanaf Makora actief is.) Deze inhoud wordt door ons niet bewaard.
Betalingen: Stripe.
E-mail: Migadu (correspondentie, waaronder de mailbox die feedback van deelnemers ontvangt) en Resend (account- en verificatie-e-mails, en bezorging van meldingen in die mailbox).
Ticketbeheer: Atlassian (Jira), waar we een geanonimiseerde samenvatting van een bug of functieverzoek vastleggen. Nooit ruwe berichten, e-mailadressen of volledige diagnostiek.
Hosting: onze servers draaien op cloudinfrastructuur (Oracle Cloud) in het Verenigd Koninkrijk (regio Londen). Daar staan en worden uw account- en factureringsgegevens daadwerkelijk gebruikt.
Contentlevering: Cloudflare levert DNS voor onze domeinen en serveert de statische bestanden van de deelnemerspagina (de app zelf — identiek voor elk evenement) vanaf zijn edge-netwerk, zodat de pagina snel laadt wanneer een groot publiek tegelijk binnenkomt. Cloudflare ziet het netwerkadres en het tijdstip van die paginaverzoeken, zoals elke websitehost. Ondertitels, audio, chat of de code van de evenementlink ziet het niet: live-inhoud gaat rechtstreeks tussen het apparaat van de deelnemer en onze eigen servers, en de linkcode blijft in het deel van het adres dat een browser nooit verzendt.
Back-upopslag: zodat een storing van die infrastructuur uw account niet kan vernietigen, bewaren we kopieën van de account- en factureringsdatabase daarbuiten. Een doorlopende replica wordt aangehouden door Cloudflare (R2) in zijn rechtsgebied de Europese Unie, en een maandelijkse archiefkopie wordt aangehouden door Backblaze (B2) in Nederland. De maandelijkse kopie bij een tweede, ongerelateerd bedrijf houden is bewust: het betekent dat het verlies van ons Cloudflare-account niet alle kopieën tegelijk kan meenemen. Beide kopieën bevatten uitsluitend account- en factureringsgegevens — nooit ondertitels, chat of evenementaudio.

De archiefkopie die naar Backblaze wordt gestuurd, wordt versleuteld voordat zij onze systemen verlaat, met een offline bewaarde sleutel die we aan geen van beide opslagleveranciers geven. Backblaze kan daarom niet lezen wat het voor ons opslaat. De doorlopende replica van Cloudflare wordt door Cloudflare versleuteld tijdens verzending en in rust.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens buiten het Verenigd Koninkrijk of de EER verwerkt, treffen we een passende doorgiftewaarborg (zoals de Britse International Data Transfer Agreement of het addendum daarbij, of modelcontractbepalingen). De actuele lijst van subverwerkers van het inhoudsvlak, met locaties, is gepubliceerd in het Addendum voor gegevensverwerking (Engels).

Bewaring

Op de servers van Hablexo: gegevens van het inhoudsvlak (ondertitels, vertalingen, chat, audio) worden uitsluitend in het geheugen bewaard gedurende de enkele seconden of minuten die nodig zijn voor live-bezorging, en daarna weggegooid. Identiteits-, geschiktheids- en factureringsgegevens van het account worden bewaard zolang nodig is om het account en de overeenkomst te beheren en te verdedigen en, na afsluiting, alleen zolang vereist of gerechtvaardigd voor juridische, boekhoudkundige, fiscale, fraudepreventie- en geschillendoeleinden. Waar volledige details niet langer nodig zijn, verwijderen of aggregeren we ze.

Lidmaatschappen en hun gebruiksregistraties. Wanneer iemand een organisatie verlaat, wordt het lidmaatschap buiten gebruik gesteld in plaats van verwijderd, en de gebruiksregistraties die er al aan hangen worden niet herschreven — zij vormen de factureringsgeschiedenis van de organisatie. Wissen we de gegevens van een persoon, dan verwijderen we het identificerende deel (e-mailadres, inloggegevens) en houden we het lidmaatschap aan als ondoorzichtige verwijzing, zodat de administratie van de organisatie nog steeds klopt terwijl de persoon erachter verdwenen is. We bestempelen die registraties niet als anoniem, want dat zou niet te onderscheiden zijn van gebruik waaraan nooit een persoon verbonden was. De «niet benaderen»-registratie is het enige dat we daarnaast bewaren, als hash, en om de daar genoemde reden.

Back-ups. De hierboven beschreven kopieën zijn bewust beschermd tegen wijziging of voortijdige verwijdering, want een back-up die een aanvaller kan wissen is geen back-up. Eén gevolg is het waard duidelijk te benoemen: wanneer we uw gegevens verwijderen of pseudonimiseren, geldt de wijziging onmiddellijk voor het live-systeem, maar bestaande back-ups bevatten nog de eerdere toestand totdat ze verlopen — tot 30 dagen voor de dagelijkse kopieën en ongeveer 13 maanden voor de maandelijkse archiefkopieën. Die back-ups zijn toegangsbeperkt en geïsoleerd — ze worden niet voor de dagelijkse verwerking gebruikt en worden alleen gelezen om na een storing te herstellen. Ze worden automatisch verwijderd zodra hun bewaartermijn afloopt. Herstellen we ooit vanaf een back-up, dan gebruiken we die niet om een verwijdering, een marketingbezwaar of een andere keuze die u na die back-up hebt gemaakt ongedaan te maken.

Op het eigen apparaat van de organisator schrijft de Hablexo-operator-app een klein aantal bestanden weg. Deze staan op de machine van de organisator, onder diens controle, en worden nooit naar ons gestuurd:

Chatgeschiedenis — berichten van deelnemers en chatnamen, per forum. De 50 nieuwste per forum, standaard verwijderd na 7 dagen. Een forum kan op alleen-geheugen worden gezet zodat er niets wordt weggeschreven. Te verwijderen via Instellingen › Diagnostiek.
Geluidsopnamen — staat standaard uit. Alleen als de organisator opnemen aanzet. Een opname wordt na 28 dagen verwijderd, en de map wordt binnen een schijfbudget gehouden; de organisator stelt beide waarden in en kan opnamen op elk moment verwijderen.
Transcripties — staat standaard uit. Alleen als de organisator transcriptregistratie inschakelt.
Niet-verzonden probleemmeldingen — alleen zolang een melding ons niet kan bereiken (offline); standaard na 30 dagen verwijderd.
Een technisch diagnostieklog — operationele gebeurtenissen en fouten, in omvang begrensd door rotatie. Het is geen transcript, en het wordt van geheimen ontdaan voordat enig deel ervan met een probleemmelding naar ons wordt gestuurd.

Met de back-up van het apparaat zelf gaat er een kopie mee. Op een telefoon of tablet staan deze bestanden in de gewone opslag van de app, zodat de back-up van het apparaat zelf ze kan meenemen naar het eigen iCloud- of Google-account van de organisator. Een opname is ongeveer 14 MB per uur, en een kopie in een back-up valt buiten de hierboven genoemde bewaring — die kan de opname overleven die de app verwijdert. De back-up is die van de organisator zelf, in een account dat wij niet zien en waarin wij niets hebben gezet, en hij wordt uitgesloten of uitgezet in de instellingen van het apparaat zelf.

Een organisator die audio opneemt of transcripties vastlegt, verwerkt die inhoud op eigen apparatuur. Hij is de verwerkingsverantwoordelijke waar hij bepaalt waarom en hoe er wordt verwerkt, of verwerker waar hij de apparatuur bedient voor een opdrachtgevende verantwoordelijke.

Uw rechten

Afhankelijk van waar u zich bevindt (waaronder op grond van de Britse of EU-AVG) kunt u inzage, correctie of verwijdering van uw accountgegevens vragen, en kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of die laten beperken. U kunt deze rechten tegenover ons uitoefenen, ongeacht of u degene bent die het account heeft aangemaakt of een collega die ervoor is uitgenodigd. Twee beperkingen zijn het waard duidelijk te benoemen in plaats van u ze te laten ontdekken: het wissen van uw gegevens verwijdert niet de factureringsgeschiedenis van uw organisatie, die we bewaren als vastlegging van wat er in rekening is gebracht, en het wist geen «niet benaderen»-registratie, die juist bestaat om dat te overleven. Voor een verzoek of een vraag stuurt u een e-mail naar hello@hablexo.com. U hoeft ons niet te mailen om een account te verwijderen — zie Uw account verwijderen hieronder, dat u zelf kunt doen en dat precies aangeeft wat er weggaat en wat blijft. Bent u in het Verenigd Koninkrijk, dan hebt u ook het recht een klacht in te dienen bij het Information Commissioner’s Office (ico.org.uk); bent u in de EU/EER, bij uw lokale toezichthouder. We zouden de kans waarderen om eerst te helpen.

Uw account verwijderen

U kunt uw account zelf verwijderen, in de console onder Account → Account verwijderen. U hoeft ons niet te mailen, en de app verwijst naar dezelfde pagina. Er zijn twee verschillende dingen die u kunt willen, en de pagina houdt ze uit elkaar: een organisatie verlaten, waarbij u wordt verwijderd en de organisatie en haar krediet voor alle anderen blijven draaien; en de organisatie verwijderen, waarbij zij voor iedereen wordt gesloten. Alleen een Admin kan het tweede doen, en de laatste Admin kan niet vertrekken zonder daarvoor te kiezen.

Het gebeurt onmiddellijk en kan niet ongedaan worden gemaakt. Er is geen respijtperiode en er is voor ons geen manier om een account daarna te herstellen, en daarom vragen we u uw wachtwoord te bevestigen — of u opnieuw met Google of Apple aan te melden — voordat het wordt uitgevoerd. Elk apparaat wordt in één keer afgemeld, met inbegrip van een evenement dat op dat moment loopt, en elke evenementsleutel houdt op te werken, zodat deelnemers op een live-pagina die kwijtraken.

Wat direct wordt gewist: uw e-mailadres, uw naam, uw inloggegevens, de naam van uw organisatie en de verklaring die zij ons heeft gegeven, en elke evenementsleutel die zij hield. Opgeslagen kaarten worden verwijderd zodat er niets meer in rekening kan worden gebracht.

Wat we bewaren, en waarom:

De financiële vastlegging — wat er in rekening is gebracht en wat er is gebruikt — gedurende zes jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin het valt, omdat het vennootschapsrecht ons verplicht het te bewaren (Companies Act 2006, s.388). Het draagt uw naam of e-mailadres niet meer; het is gekoppeld aan een verwijzing die niemand identificeert. We verwijderen het wanneer die periode afloopt.
De sector waarvoor u ons zei Hablexo te gebruiken — een categorie zoals «onderwijs» of «detailhandel en horeca». Zij beschrijft een organisatietype in plaats van een persoon, we bewaren haar alleen om te begrijpen voor wie het product bedoeld is, en zij wordt nooit aan u gekoppeld.
De eigen vastlegging van onze betaaldienstverlener. Stripe houdt zijn eigen vastlegging van uw betalingen aan, met inbegrip van uw naam en e-mailadres, volgens zijn eigen bewaarregels en als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Dat is niet aan ons om te verwijderen, en het is de reden dat onze eigen factureringsvastlegging anoniem kan zijn.
Een «niet benaderen»-registratie, als u er een hebt — zie hierboven. Zij bestaat juist om verwijdering te overleven.

Ondertitels, vertalingen en audio zijn nooit opgeslagen geweest, dus daar valt niets te wissen — zie als u deelnemer bent.

Staat er nog krediet op het account, dan vertelt de pagina u vóór uw bevestiging precies wat ermee gebeurt. Is de betaling recent genoeg voor onze betaaldienstverlener om haar terug te draaien, dan storten we haar terug op de kaart waarmee u hebt betaald; alles wat ouder is, en elk krediet dat we hebben gegeven in plaats van verkocht, kan niet worden terugbetaald en wordt afgeboekt.

Cookies en opslag op uw apparaat

We gebruiken alleen de opslag die nodig is om de app te laten werken, en we gebruiken geen reclame- of trackingcookies van derden. Concreet:

Operatorconsole: een aanmeldtoken, dat alleen bewaard blijft tot u het tabblad sluit, en een willekeurige apparaat-identificatie in de lokale opslag, zodat uw apparatenlijst deze browser één keer toont in plaats van één keer per aanmelding. De identificatie zegt niets over uw machine, en het wissen van uw browsergegevens verwijdert haar.
Deelnemerspagina: uw gekozen taal, thema, tekstgrootte, chatnaam, en of u de privacyverklaring van de chat hebt gezien — alles bewaard in de lokale opslag van uw browser, op uw eigen apparaat. Niets hiervan identificeert u tegenover ons, en het wissen van uw browsergegevens verwijdert het.
Vertalerspagina: uw taalkeuze in lokale opslag, en een herverbindingsgegeven in sessieopslag dat wordt weggegooid wanneer het tabblad sluit.

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring bijwerken naarmate de dienst zich ontwikkelt; wezenlijke wijzigingen worden hier weergegeven met een nieuwe versiedatum.

Hablexo Ltd · Geregistreerd in Engeland en Wales · Vennootschapsnummer 17354416 · Statutaire zetel: 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF · hello@hablexo.com

Hablexo-startpagina · Servicevoorwaarden (Engels) · Addendum voor gegevensverwerking (Engels) · EULA (Engels) · Registreren