Tietosuojaseloste v1.9-2026-08-30

Versio 1.9 — viimeksi päivitetty 30. elokuuta 2026. Hablexoa ylläpitää yhtiö Hablexo Ltd, joka on rekisteröity Englannissa ja Walesissa (yhtiötunnus 17354416) ja jonka kotipaikka on 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF. Hablexo Ltd on jäljempänä kuvattujen tili-, kelpoisuus-, laskutus- ja käyttötietojen rekisterinpitäjä. Yhteydenotot: hello@hablexo.com.

Tämä seloste julkaistaan omalla kielelläsi, jotta ymmärrät, mitä tiedoillesi tapahtuu. Englanninkielinen versio on viiteversio ja se päivitetään ensimmäisenä: Lue englanniksi.

Hablexo toimittaa puheen käännöksen reaaliaikaisesti osallistujien puhelimiin. Rakensimme sen säilyttämään mahdollisimman vähän henkilötietoja: palvelimillamme suora sisältö käsitellään muistissa eikä sitä tallenneta koskaan. Tämän sisältötason ulkopuolella säilytämme vain sen, mitä tarvitsemme tilien varmistamiseen ja ylläpitoon, käytön laskuttamiseen, palvelun turvaamiseen ja tukemiseen sekä lain noudattamiseen. Osa tapahtuman sisällöstä voi tallentua — ei meillä, vaan tapahtuman järjestäjän omalla laitteella: chat-viestit aina, ja litteroinnit tai äänitallenteet vain, jos järjestäjä ottaa ne käyttöön. Katso alta.

Lyhyesti

• Tekstityksiä, käännöksiä ja ääntä ei tallenneta koskaan Hablexon palvelimille. Ne jaetaan laitteisiin suoraan muistista ja hylätään sen jälkeen — emme säilytä mitään litterointia emmekä tallennetta.
• Järjestäjä voi päättää välittää tapahtuman suoran äänen kuuntelijoille. Oletuksena tämä on pois päältä. Kun järjestäjä ottaa sen käyttöön, kuka tahansa, jolla on tapahtuman QR-linkki, voi kuunnella suorana — myös ihmiset, jotka eivät ole salissa — ja osallistujan sivu kertoo tästä koko lähetyksen ajan. Ääni välitetään käsittelemättömänä, reaaliaikaisesti, palvelimiemme kautta, eikä Hablexo tallenna tai säilytä sitä. Järjestäjä voi erikseen päättää tallentaa oman tapahtumansa; tällainen tallennus tapahtuu järjestäjän omilla laitteilla, Hablexon välityksen ulkopuolella.
• Osa sisällöstä tallentuu tapahtuman järjestäjän omalle laitteelle — ei koskaan meidän laitteellemme. Jos kirjoitat tapahtuman chat-foorumille, järjestäjän Hablexo-sovellus tallentaa viestisi (ja valitsemasi chat-nimen, jos olet sellaisen valinnut), jotta foorumi säilyy uudelleenkäynnistyksen yli; sitä säilytetään rajoitetun ajan — oletuksena 7 päivää — ja järjestäjä voi poistaa sen milloin tahansa. Ja jos järjestäjä ottaa käyttöön litterointien tallentamisen tai äänen nauhoittamisen (molemmat ovat oletuksena pois päältä), myös tapahtuman tekstitykset tai ääni tallentuvat järjestäjän laitteelle.
• Osallistujilla ei ole tilejä. QR-koodin lukeminen tekstitysten lukemista varten ei anna meille mitään kirjautumistietoja eikä mitään henkilöllisyyttä. Jotta saamme tekstitykset puhelimeesi, meidän on väistämättä käsiteltävä sen verkko-osoitetta (IP), ja tallennamme muutamia asetuksia omalle laitteellesi — katso osio «Jos olet osallistuja».
• Suoran sisällön tason ulkopuolella säilytämme vain rajallisia toiminnallisia tietoja — tilillä nimettyjen henkilöiden yhteystiedot, asiakkaan henkilöllisyys- ja kelpoisuustiedot, käytön kokonaislukumäärät, maksutapahtumien tiedot, vähäiset turvalokit sekä tukiaineisto, jonka päätät lähettää — ei koskaan tekstitysten sisältöä.
• Jos sinut on nimetty jonkin organisaation tilille — joko ylläpitäjänä tai jäsenenä — olet rekisteröitymme omana itsenäsi, et pelkästään osa organisaatiosi merkintöjä. Säilytämme oman sähköpostiosoitteesi ja kirjautumistietosi, roolisi sekä merkinnän siitä, mitä tapahtumia laitteesi ovat pyörittäneet. Katso osio «Jos sinut on nimetty jonkin organisaation tilille».
• Emme myy tietojasi koskaan, emme käytä niitä mainontaan, ja lähetämme tuoteuutisia vain niille, jotka ovat niitä pyytäneet — mitä tässä versiossa ei ole tehnyt kukaan: tällä hetkellä emme lähetä markkinointisähköpostia lainkaan.

Keräämämme tiedot

• Tili: sähköpostiosoite, jolla rekisteröidyt tai kirjaudut sisään, ja joko salasana (tallennettuna ainoastaan suolattuna tiivisteenä) tai — jos käytät ”Jatka Googlella” -vaihtoehtoa — Googlen vahvistama sähköpostiosoitteesi.
• Asiakkaan henkilöllisyys ja kelpoisuus: oikeudellinen tai organisaation nimi, asiakastyyppi, maa, rekisterinumero (silloin kun sellainen on) sekä liiketoiminnan tarkoitusta ja valtuutusta koskevat vakuutukset, jotka annat tiliä rekisteröidessäsi tai vahvistaessasi. Kirjaamme myös vakuutuksen version ja hetken, jolloin se hyväksyttiin.
• Jäsenyys ja rooli: minkä organisaatioiden tileillä sinut on nimetty ja oletko ylläpitäjä vai jäsen, sekä se, kuka kutsui sinut ja milloin liityit tai poistuit. Sama sähköpostiosoite voi olla useamman kuin yhden organisaation tilillä; jokainen niistä on erillinen jäsenyys.
• Kutsut: Kun ylläpitäjä kutsuu kollegan, säilytämme hänen ilmoittamansa sähköpostiosoitteen, tarjotun roolin, sen kuka kutsun lähetti, sekä sen hyväksyttiinkö kutsu, hylättiinkö se, peruttiinko se vai annettiinko sen vanhentua. Säilytämme osoitetta siitä hetkestä, kun kutsu lähetetään — jo ennen kuin kyseisellä henkilöllä on meillä mitään tiliä — jotta voimme toimittaa sen ja jotta ylläpitäjä näkee, mitä hän lähetti. Hyväksymätön kutsu vanhenee eikä sitä käytetä mihinkään muuhun.
• Käyttö ja laskutus: käännettyjen minuuttien ja viestien kokonaismäärät (vain lukuja, ei sisältöä), saldosi sekä tapahtumakirjaukset. Jokaiseen kirjaukseen liittyy myös tieto siitä, mikä jäsenyys sen tuotti — katso alta, sillä tämä tarkoittaa, että oman organisaatiosi ylläpitäjät näkevät, mitä olet käyttänyt.
• Viestintävalinta: oletko pyytänyt tuoteuutisia, ja todiste tästä valinnasta — milloin teit sen, millä näytöllä, ja mikä versio tästä selosteesta sinulle näytettiin. Jos myöhemmin peruutat tilauksen, kirjaamme myös sen, ja pidämme yllä yhteydenottokieltoa koskevaa merkintää, jottei valinta voi kumoutua vahingossa.
• Toimintalokit: vähäiset tekniset lokit (esimerkiksi yhteys- ja virhetapahtumat), jotta palvelu pysyy luotettavana ja turvallisena. Ne eivät sisällä tekstitysten sisältöä.
• Tuki: Jos otat yhteyttä tukeen tai lähetät ongelmailmoituksen sovelluksesta, saamme sen, minkä päätät lähettää — ilmoituksen tekstin, vapaaehtoisen vastaussähköpostiosoitteen sekä lyhyen otteen teknisestä lokista, josta salaisuudet on poistettu jo ennen kuin se lähtee laitteeltasi.

Palvelun läpi kulkevaa ääntä, litterointeja, käännöksiä, chat-viestejä tai syntetisoitua puhetta emme kerää emmekä tallenna. Huomaa painotus: chat-viesti — ja jos järjestäjä on ottanut käyttöön litterointien tallentamisen tai äänen nauhoittamisen, myös litterointi tai tallenne — tallentuu järjestäjän sovelluksen kautta järjestäjän omalle laitteelle, kuten yllä ja alla kuvataan.

Jos olet osallistuja

Luit QR-koodin lukeaksesi tekstityksiä omalla kielelläsi. Sinulla ei ole meillä tiliä, emmekä kysy kuka olet. Useimpien osallistujien kohdalla tässä on kaikki, mitä tapahtuu:

• Puhelimesi IP-osoitetta käsittelee palvelimemme niin kauan kuin laitteesi on yhteydessä, koska ilman sitä tekstitystä ei voi toimittaa millekään laitteelle. Emme kirjaa sitä profiilin rakentamiseksi emmekä käytä sitä sinun tunnistamiseesi.
• Valitsemasi kieli lähetetään palvelimellemme, jotta se tietää, minkä tekstitysvirran se lähettää sinulle. Sitä ei ole liitetty mihinkään henkilöllisyyteen.
• Muutamia asetuksia tallennetaan omaan puhelimeesi (kieli, teema, tekstin koko ja chat-nimesi, jos sellaisen asetat), jotta sivu muistaa ne. Ne pysyvät laitteellasi; niitä ei välitetä meille profiilina, ja selaimen tietojen tyhjentäminen poistaa ne.
• Emme tallenna tekstityksiä emmekä käännöksiä. Järjestäjän sovelluskaan ei tallenna niitä, ellei järjestäjä ole ottanut käyttöön litterointien tallentamista tai äänen nauhoittamista — molemmat ovat oletuksena pois päältä, ja kaikki mitä ne tallentavat, tallentuu ainoastaan järjestäjän omalle laitteelle hänen hallintaansa (katso Säilyttäminen alta).

Jos kirjoitat chat-foorumille, se on eri asia ja kannattaa lukea kahdesti: viestisi ja valitsemasi chat-nimi tallentuvat tapahtuman järjestäjän laitteelle (ei Hablexon palvelimille), niitä säilytetään rajoitetun ajan — oletuksena 7 päivää — ja järjestäjä voi poistaa ne milloin tahansa. Hablexo-sovellus kertoo tämän sinulle heti kun avaat chat-foorumin, ennen kuin ehdit kirjoittaa mitään.

Kuka vastaa tiedoistasi. Tapahtuman takana oleva organisaatio tai ammatinharjoittaja päättää, miksi ja miten se järjestetään — joten tapahtuman sisällön osalta kyseinen taho on yleensä rekisterinpitäjä. Näkyvä järjestäjä voi olla joku muu — av-toimittaja tai jokin toinen käsittelijä, joka toimii kyseisen rekisterinpitäjän lukuun. Hablexo toimii tapauksesta riippuen käsittelijänä tai alikäsittelijänä heidän ohjeidensa mukaan. Jos haluat käyttää oikeuksiasi jonkin tapahtuman sisältöön tai sen chat-historiaan, ota ensin yhteyttä järjestäjään; hän osaa kertoa, kuka on asianomainen rekisterinpitäjä. Hablexon omia tilitietoja, toiminnallisia turvalokeja tai tukikirjeenvaihtoa koskevissa asioissa ota meihin yhteyttä osoitteessa hello@hablexo.com.

Hablexo-tilit on tarkoitettu liiketoiminta- ja organisaatiokäyttöön, ei kokonaan tai pääasiassa henkilökohtaiseen, perheen tai kotitalouden käyttöön. Osallistujista ei tule Hablexon asiakkaita sillä, että he avaavat tapahtumalinkin. Jos uskot, että palvelua käytetään kotitalouskäyttöön, tai jos järjestäjä ei osaa kertoa sinulle, kuka vastaa tiedoistasi, ota meihin yhteyttä.

Jos lähetät meille palautetta tapahtumasta

On yksi kohta, jossa yllä oleva kappale ei päde, ja siitä kannattaa olla täsmällinen. Osallistujan sivulla on painike nimeltä Palaute — puhekupla — jolla voit kertoa meille, miten meni, ilmoittaa ongelmasta tai pyytää ominaisuutta. Jos käytät sitä, kirjoitat Hablexo, et järjestäjälle, ja kyseisen viestin osalta rekisterinpitäjä on Hablexo: me päätämme, miksi keräämme sen, miten lajittelemme sen ja kuinka kauan säilytämme sen. Tämä on sen käsittelyn ulkopuolella, jota teemme järjestäjän lukuun. Käsittelemme yhä tietojasi — emme vain heidän käsittelijänään.

Kun lähetät ilmoituksen, saamme:

• viestisi — kirjoittamasi tiivistelmän ja mahdolliset yksityiskohdat sekä sen, mistä kolmesta lajista on kyse (palaute, ongelma vai ominaisuustoive).
• Sähköpostiosoite, vain jos kirjoitat sen. Se ei ole pakollinen; se on olemassa vain siksi, että voimme vastata, ja sitä ei anneta koskaan järjestäjälle.
• Tekniset tiedot istunnostasi, vain jos jätät diagnostiikkaruudun valituksi. Voit poistaa valinnan ennen lähettämistä, ja lomake näyttää sinulle etukäteen, mitä siihen tarkalleen sisältyy. Kyseessä on kiinteä ja lyhyt luettelo: valitsemasi tekstityskieli ja puhuttu kieli (silloin kun järjestäjän sovellus ilmoittaa sen); käyttöliittymäsi kieli, teema ja tekstin koko; katkesiko yhteys ja kuinka monta kertaa, sekä yhteyden numeerinen sulkemiskoodi; mikä puhereitti toisti äänen, äänen nimi ja toimiko se; käytössä oleva äänimuoto; pidettiinkö näyttö päällä; ikkunasi koko; sekä selaimesi user-agent-merkkijono ja tieto siitä, tukeeko se Opus-ääntä ja puhetta.
• Ilmoitustunniste ja satunnainen istuntotunniste, jotka selaimesi loi kyseistä käyntiä varten, sekä lisäksi signaalit, joilla estämme automatisoitua väärinkäyttöä: IP-osoitteesi, näkymätön kenttä, jota ihminen ei koskaan täytä, ja tunniste, joka kertoo kuinka kauan lomake oli auki. Istuntotunniste elää selaimesi välilehdellä ja katoaa, kun suljet sen.
• Tieto siitä, minkä organisaation tapahtumassa olit, silloin kun linkissäsi oli kelvollinen tapahtuma-avain. Avain itse selvitetään palvelimellamme, ja se ei näy koskaan sähköpostissa, lokeissamme eikä missään muualla. Voit lähettää ilmoituksen myös täysin ilman avainta — tämä on tarkoituksellista, koska ”QR-koodi ei toimi” saapuu juuri silloin, kun avainta ei ole.

Mitä emme kerää koskaan tämän lomakkeen kautta, riippumatta siitä mitä olet valinnut: tekstitysten tai käännösten tekstiä, chat-viestejä, chatissa näkyvää nimeäsi, mitään mitä olet kirjoittanut foorumille, kuvakaappauksia tai tapahtuma-avainta. Yllä oleva diagnostiikkaluettelo on koko luettelo — lomake ei voi kerätä mitään sen ulkopuolelta, ja palvelimemme hylkää itsenäisesti kaiken, mikä siitä huolimatta saapuisi.

Oikeusperuste. Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) — ymmärtää ja korjata ongelmia palvelussa, jota ihmiset käyttävät juuri nyt suorana, ja parantaa sitä. Olemme arvioineet tämän: tarkoitus on rajattu ja tiedot vähäisiä; sekä meille kirjoittaminen että diagnostiikan liittäminen ovat kumpikin sinun valintojasi; mitään ei käytetä profilointiin, kohdentamiseen tai mainosten näyttämiseen sinulle; eikä viestiäsi näytetä järjestäjälle. Jos annat sähköpostiosoitteen, jotta voimme vastata, se on sinun valintasi ja käytämme sitä ainoastaan vastaamiseen.

Kuka muu sen näkee. Ilmoituksesi toimittaa Resend ja se saapuu postilaatikkoon, jota ylläpidämme palvelussa Migadu; molemmat on lueteltu alla kohdassa Palveluntarjoajat. Jos ilmoitus kuvaa vian tai ominaisuuden, jota aiomme työstää, voimme kirjata tunnistetiedoista puhdistetun tiivistelmän tehtävänseurantajärjestelmäämme (Atlassian): emme koskaan alkuperäistä viestiäsi, sähköpostiosoitettasi, tapahtuma-avainta, istuntotunnistettasi, tarkkaa user-agent-merkkijonoasi emmekä täyttä diagnostiikkaa. Jos joskus käytämme tekoälypalvelua kääntämään ilmoituksen, joka saapuu toisella kielellä, nimeämme sen tässä ensin, ja se tapahtuu vain silloin kun luemme viestin — ei koskaan automaattisesti lähetyshetkellä.

Säilyttäminen. Ilmoitukset säilyvät palautelaatikossa niin kauan kuin niistä on hyötyä, ja ne käydään läpi säännöllisesti; kun hyötyä ei enää ole, poistamme ne. Väärinkäytön rajoituksiin käytetyt laskurit ovat pelkkiä lukuja ja vanhenevat tuntien kuluessa. Jos haluat ilmoituksen poistettavaksi tai haluat kysyä, mitä meillä on, kirjoita osoitteeseen hello@hablexo.com — sivun sinulle näyttämän ilmoitustunnisteen mainitseminen nopeuttaa asiaa huomattavasti, mutta se ei ole pakollista.

Osallistujien palaute ei näy järjestäjälle, ei missään muodossa. Jos valituksesi koskee tapahtumaa eikä Hablexoa, kerro siitä suoraan järjestäjälle — emme voi välittää sitä puolestasi.

Jos olet tulkki tapahtumassa

Järjestäjä voi kutsua paikalle ihmistulkin: henkilön, joka kuuntelee tapahtumaa ja puhuu käännöksen omaan laitteeseensa niitä kuuntelijoita varten, jotka ovat valinneet kyseisen kielen. Jos se olet sinä: sinulla ei ole meillä tiliä, emmekä kysy kuka olet. Avaat linkin, jonka järjestäjä näyttää sinulle, valitset kielen, jolla puhut, ja pyydät päästä mukaan; tapahtuman operaattori päästää sinut sisään.

• Äänesi välitetään palvelimiemme kautta, ainoastaan muistissa, niille kuuntelijoille, jotka ovat valinneet kielesi — kuten kaikkea tapahtuman sisältöä, sitä ei tallenneta koskaan Hablexon palvelimille. Jos puhumaasi kieltä tuetaan litteroinnissa, myös puheesi litteroidaan hetkellisesti alla lueteltujen puheentunnistuspalveluiden toimesta, jotta kuuntelijoillesi saadaan tekstitykset.
• Uudelleenyhdistämisen tunnistetieto säilytetään selaimesi istuntomuistissa, jottei lyhyt signaalikatko heitä sinua ulos tapahtumasta; se hylätään, kun suljet välilehden. Kielivalintasi muistetaan omalla laitteellasi.
• Mittaamme minuutit välitetystä tulkin äänestä, ainoastaan lukuina — ei koskaan sisältöä — koska ne laskutetaan järjestäjän organisaatiolta.

Kuten kaiken tapahtuman sisällön kohdalla, välitetyn puheesi rekisterinpitäjä on yleensä tapahtuman takana oleva organisaatio tai ammatinharjoittaja, ja Hablexo käsittelee sitä heidän käsittelijänään tai alikäsittelijänään. Järjestäjä voi erikseen päättää tallentaa tapahtuman omilla laitteillaan, Hablexon käsittelyn ulkopuolella — jos haluat tietää, tekeekö hän niin, kysy järjestäjältä.

Jos sinut on nimetty jonkin organisaation tilille

Hablexo-tili kuuluu jollekin organisaatiolle — asiakkaalle, jonka kanssa teemme sopimuksen ja jota laskutamme. Sitä käyttävät ihmiset on nimetty tilille yksitellen: Ylläpitäjä voi kutsua kollegoita, ostaa saldoa ja hallinnoida tapahtumia; Jäsen voi pyörittää tapahtumia mutta ei käyttää rahaa eikä muuttaa sitä, kenellä on pääsy. Tämän osalta — omien tietojesi osalta, erotuksena organisaatiosi tiedoista — rekisterinpitäjä on Hablexo. Tämä on täsmälleen päinvastainen järjestely kuin yllä kuvattu tapahtuman sisällön kohdalla, jossa järjestäjä on rekisterinpitäjä ja me olemme käsittelijä, ja juuri siksi tämä seloste tulee sinulle suoraan eikä organisaatiosi kautta.

• Sähköpostiosoitteesi ja se, miten kirjaudut sisään — salasana (tallennettuna ainoastaan suolattuna tiivisteenä) tai Googlen vahvistama sähköpostiosoitteesi.
• Roolisi ja se, miten sait sen — mihin organisaatioihin kuulut, oletko ylläpitäjä vai jäsen, kuka kutsui sinut, ja milloin liityit tai poistuit.
• Laitteet, joilta kirjaudut sisään — nimi, jonka jokainen Hablexo-asennus ilmoittaa, jotta sinä ja ylläpitäjäsi erotatte koneet toisistaan ja voitte kirjata kadonneen ulos.
• Mitä pyöritit — tapahtumat, joita laitteesi lähettivät, sekä minuutit ja viestit, jotka niihin kuluivat. Vain lukumäärät: ei koskaan itse tekstityksiä.

Organisaatiosi näkee, kuka jäsen on käyttänyt saldoa. Käyttökirjauksiin liittyy se jäsenyys, joka ne tuotti, joten ylläpitäjä näkee, mihin ja kenen toimesta organisaation saldoa on käytetty. Mielestämme juuri tämän laskun maksavan organisaation kuuluu nähdä, ja on parempi että tiedät sen nyt kuin että huomaat sen myöhemmin. Se mitä ylläpitäjä ei meidän kauttamme näe, on mikään tekstitys, käännös tai chat-viesti: emme tallenna niistä yhtäkään palvelimillemme, ja kaikki mitä järjestäjän oma kone säilyttää, on kuvattu yllä ja kohdassa Säilyttäminen.

Voit kuulua useaan organisaatioon yhdellä sähköpostiosoitteella. Ne pysyvät erillisinä: jokaisella on oma roolinsa, oma saldonsa ja omat käyttökirjauksensa, ja sisäänkirjautuessa kysymme, kenen puolesta toimit. Yhden organisaation ylläpitäjä ei näe mitään jäsenyydestäsi toisessa.

Jos poistut tai ylläpitäjä poistaa sinut. Pääsysi päättyy välittömästi — laitteesi kirjautuvat ulos ja operaattorisovelluksesi lakkaa lähettämästä. Kaksi asiaa tarkoituksella eivät tapahdu. Jäsenyyskirjauksesi poistetaan käytöstä eikä pyyhitä pois,, ja aiempi käyttökirjaus pysyy siihen liitettynä: ne ovat organisaation laskutuskirjauksia, ja niiden uudelleenkirjoittaminen siisteyden vuoksi tuhoaisi todisteen siitä, mitä todella laskutettiin. Jos pyydät meitä poistamaan henkilötietosi, poistamme henkilön — sähköpostiosoitteesi ja kirjautumistietosi — ja jätämme jäljelle läpinäkymättömän viitteen, joka ei tunnista ketään. Katso osio «Oikeutesi».

Oikeusperuste. Organisaation tilin turvallisessa ylläpidossa ja sen tarkassa laskuttamisessa nojaamme kahteen perusteeseen: sopimus ja oikeutettu etumme. Emme pyydä sinulta suostumusta mihinkään näistä, eikä pääsysi riipu markkinointiin suostumisesta — se on erillinen ja nimenomainen valinta, joka kuvataan alla.

Kirjautuminen Googlella

Jos valitset ”Jatka Googlella”, Google jakaa kanssamme ainoastaan vahvistetun sähköpostiosoitteesi ja perusprofiilin (nimen), jotta voimme luoda tai tunnistaa tilisi. Googlen käyttö- tai päivitystunnisteita emme vastaanota emmekä tallenna, emmekä pyydä pääsyä Gmailiisi, Driveen, yhteystietoihisi tai mihinkään muihin Google-tietoihisi. Voit sen sijaan kirjautua salasanalla milloin tahansa.

Hablexon tapa käyttää Google API -rajapinnoista saatuja tietoja noudattaa asiakirjaa Google API -palveluiden käyttäjätietokäytäntö, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset.

Maksut

Korttimaksut käsittelee Stripe. Kortin tiedot menevät suoraan Stripelle eivätkä koskaan kosketa Hablexon palvelimia. Saamme vain vahvistuksen ja metatiedot, jotka tarvitaan saldon lisäämiseen tilillesi.

Sähköpostit, joita lähetämme sinulle

Tiliä ja palvelua koskevat sähköpostit — osoitteesi vahvistaminen, salasanasi palautus, maksun vahvistus, ilmoitus odottavasta kutsusta, varoitus saldon loppumisesta. Lähetämme ne siksi, että ne kuuluvat tilisi ylläpitoon, ja saat ne riippumatta mistään markkinointivalinnasta: tuoteuutisista kieltäytyminen ei koskaan estä salasanan palautusta tai turvallisuusilmoitusta saapumasta sinulle. Jos haluat että nämäkin lakkaavat, sulje tili.

Tuoteuutiset ovat eri asia ja niitä lähetetään vain pyynnöstä. Lähetämme ne ainoastaan niille, jotka ovat nimenomaisesti pyytäneet, perusteena suostumus, ja voit peruuttaa milloin tahansa tilisi asetuksista tai itse viestissä olevasta linkistä. Tässä versiossa emme lähetä markkinointisähköpostia lainkaan — tämä valinta on olemassa juuri siksi, ettei meidän tarvitse myöhemmin arvailla. Jos tämä muuttuu, tämä seloste päivitetään nimeämään työkalu, jolla lähetämme, jo ennen kuin ensimmäinen viesti lähtee.

Yhteydenottokieltoa koskeva merkintä. Kun peruutat tilauksen — tai pyydät, ettemme ota sinuun koskaan yhteyttä — säilytämme merkinnän tästä pyynnöstä, ja säilytämme sen sähköpostiosoitteesi yksisuuntaisena tiivisteenä emmekä itse osoitteena. Se säilyy silloinkin kun poistat tilisi tai me poistamme tietosi, ja juuri se on tarkoituskin: estolista, joka katoaisi tilin mukana, sallisi vanhan yhteystietolistan, uudelleentuonnin tai uuden rekisteröitymisen käynnistää sähköpostit hiljaa uudelleen. Se ei sisällä mitään muuta kuin tiivisteen, syyn ja päivämäärän; sitä ei voi lukea takaisin osoitteeksi; ja se palvelee yhtä ainoaa tarkoitusta — tunnistaa osoite, johon meidän ei pidä lähettää sähköpostia.

Miksi käsittelemme tietojasi (oikeusperusteet)

Yksityisen elinkeinonharjoittajan tai ammatinharjoittajan kohdalla, joka on itse asiakas, perusteena on sopimus (mukaan lukien ennen sopimuksen tekemistä pyydetyt toimet) kelpoisuuden varmistamiseksi, tilin ylläpitämiseksi, käytön mittaamiseksi ja laskuttamiseksi. Kun yksityishenkilö luo tai käyttää tiliä organisaation lukuun, perusteena on oikeutettu etumme edustajien varmistamisessa sekä organisaation tilin ja sopimuksen hallinnoinnissa. Nojaamme oikeutettuun etuun myös palvelun pitämisessä turvallisena ja luotettavana (toimintalokit) sekä tukipyyntöjen käsittelyssä. Samat kaksi perustetta kattavat myös organisaation tilillä nimetyt henkilöt — sekä ylläpitäjät että jäsenet — heidän pääsynsä hallinnoimiseksi, käytön kohdistamiseksi oikealle jäsenyydelle ja tilin turvaamiseksi; mikään näistä ei vaadi suostumusta, emmekä sitä pyydä. Suostumusta käytetään täsmälleen yhteen asiaan: tuoteuutisiin. Säilytettävien taloudellisten kirjausten osalta perusteena on lakisääteinen velvoite (Yhdistyneen kuningaskunnan vero- ja kirjanpitolainsäädäntö). Tapahtuman sisällön osalta toimimme käsittelijänä tai alikäsittelijänä asianomaisen rekisterinpitäjän ohjeiden mukaan; kyseinen rekisterinpitäjä vastaa tapahtuman oikeusperusteesta.

Palveluntarjoajat (käsittelijät)

Käytämme pientä joukkoa palveluntarjoajia yksinomaan palvelun toimittamiseen; he käsittelevät tietoja ohjeidemme mukaan ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen:

• Puheesta tekstiksi: Soniox, ElevenLabs, Deepgram, Google Cloud ja AWS käsittelevät suoraa ääntä hetkellisesti litterointien tuottamiseksi. Tapahtumassa taltioitu ääni virtaa suoraan järjestäjän laitteelta puhepalvelun tarjoajalle lyhytikäisillä käyttötunnisteilla — se ei kulje Hablexon palvelimien kautta. (Valinnainen syntetisoitu puheääni kulkee puhelimiin palvelimiemme kautta ainoastaan muistissa, aivan kuten tekstitykset.)
• Käännös: Makora, DeepInfra ja Google Cloud käsittelevät litteroinnin tekstiä hetkellisesti käännösten tuottamiseksi. (DeepInfra on Makoran varajärjestely — se ajaa samaa käännösmallia ja saa sisältöä vain silloin kun siirtymä Makorasta on aktiivinen.) Emme säilytä tätä sisältöä.
• Maksut: Stripe.
• Sähköposti: Migadu (kirjeenvaihto, mukaan lukien postilaatikko, johon saapuu osallistujien palaute) ja Resend (tiliä ja vahvistuksia koskevat sähköpostit sekä palauteilmoitusten toimittaminen kyseiseen postilaatikkoon).
• Tehtävänseuranta: Atlassian (Jira), jonne kirjaamme vian tai ominaisuustoiveen tiivistelmän ilman tunnistetietoja. Emme koskaan raakoja viestejä, sähköpostiosoitteita emmekä täyttä diagnostiikkaa.
• Konesalipalvelu: palvelimemme toimivat pilvi-infrastruktuurissa (Oracle Cloud) Yhdistyneessä kuningaskunnassa (Lontoon alue). Juuri täällä tili- ja laskutustietosi todella sijaitsevat ja niitä käytetään.
• Sisällön jakelu: Cloudflare tarjoaa DNS-palvelun verkkotunnuksillemme ja jakaa osallistujan sivun staattiset tiedostot (itse sovelluksen — samanlaisen jokaiselle tapahtumalle) reunaverkostaan, jotta sivu latautuu nopeasti silloinkin kun suuri yleisö liittyy kerralla. Cloudflare näkee näiden sivupyyntöjen verkko-osoitteen ja ajankohdan, aivan kuten mikä tahansa verkkosivuston isännöijä. Tekstityksiä, ääntä, chattia tai tapahtuman linkkikoodia se sen sijaan ei näe: suora sisältö kulkee suoraan osallistujan laitteen ja omien palvelimiemme välillä, ja linkkikoodi pysyy siinä osassa osoitetta, jota selain ei koskaan lähetä.
• Varmuuskopioiden säilytys: Jotta tuon infrastruktuurin vika ei voisi tuhota tiliäsi, säilytämme kopioita tili- ja laskutustietokannasta siitä erillään. Jatkuvaa replikaa säilyttää Cloudflare (R2) omalla Euroopan unionin lainkäyttöalueellaan, ja kuukausittaista arkistokopiota säilyttää Backblaze (B2) Alankomaissa. Kuukausikopion pitäminen toisessa, riippumattomassa yhtiössä on tarkoituksellista: se tarkoittaa, ettei Cloudflare-tilimme menettäminen voi viedä kaikkia kopioita kerralla. Molemmat kopiot sisältävät vain tili- ja laskutustietoja — ei koskaan tekstityksiä, chattia eikä tapahtuman ääntä.

Backblazelle lähetettävä arkistokopio salataan jo ennen kuin se lähtee järjestelmistämme, käyttäen avainta, jota säilytetään verkon ulkopuolella ja jota emme anna kummallekaan säilytyspalvelun tarjoajalle. Siksi Backblaze ei pysty lukemaan sitä, mitä se meille säilyttää. Cloudflaren jatkuvan replikan salaa Cloudflare itse sekä siirron aikana että levossa.

Kun palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Yhdistyneen kuningaskunnan tai ETA:n ulkopuolella, otamme käyttöön asianmukaisen siirtosuojan (esimerkiksi UK International Data Transfer Agreement tai Addendum taikka vakiosopimuslausekkeet). Ajantasainen luettelo sisältötason alikäsittelijöistä sijainteineen julkaistaan asiakirjassa Tietojenkäsittelysopimus (englanti).

Säilyttäminen

Hablexon palvelimilla: sisältötason tietoja (tekstitykset, käännökset, chat, ääni) säilytetään ainoastaan muistissa ne muutamat sekunnit tai minuutit, jotka suora toimitus vaatii, ja sen jälkeen ne hylätään. Tilin henkilöllisyys-, kelpoisuus- ja laskutustietoja säilytetään niin kauan kuin tilin ja sopimuksen ylläpitäminen ja puolustaminen vaatii, ja sulkemisen jälkeen vain niin kauan kuin oikeudelliset, kirjanpidolliset, verotukselliset, väärinkäytösten estoon liittyvät ja riita-asioihin liittyvät tarkoitukset edellyttävät tai oikeuttavat. Kun täydellisiä yksityiskohtia ei enää tarvita, poistamme ne tai kokoamme ne yhteen.

Jäsenyydet ja niiden käyttökirjaukset. Kun joku lähtee organisaatiosta, jäsenyys poistetaan käytöstä eikä pyyhitä pois, eikä siihen jo liitettyjä käyttökirjauksia kirjoiteta uudelleen — ne ovat organisaation laskutushistoria. Jos poistamme jonkun henkilön tiedot, poistamme tunnistavan osan (sähköpostiosoitteen, kirjautumistiedot) ja jätämme jäsenyyden läpinäkymättömäksi viitteeksi, jotta organisaation kirjaukset täsmäävät edelleen vaikka niiden takana ollut henkilö on poissa. Emme merkitse näitä kirjauksia jälkikäteen nimettömiksi, koska silloin niitä ei voisi erottaa käytöstä, johon ei koskaan liittynyt ketään. Merkintä yhteydenottokieltoa on ainoa asia, jonka säilytämme tämän lisäksi, tiivisteenä ja siellä esitetystä syystä.

Varmuuskopiot. Yllä kuvatut kopiot on tarkoituksella suojattu ennenaikaiselta muuttamiselta tai poistamiselta, koska varmuuskopio, jonka hyökkääjä voi pyyhkiä pois, ei ole varmuuskopio lainkaan. Yksi seuraus kannattaa sanoa suoraan: kun poistamme tai pseudonymisoimme tietosi, muutos vaikuttaa tuotantojärjestelmään välittömästi, mutta olemassa olevat varmuuskopiot sisältävät edelleen aiemman tilan siihen asti kunnes ne vanhenevat — päivittäisissä kopioissa enintään 30 päivää ja kuukausittaisissa arkistokopioissa noin 13 kuukautta. Näiden varmuuskopioiden käyttöä on rajoitettu ja ne ovat eristettyjä — niitä ei käytetä tavanomaiseen päivittäiseen käsittelyyn, ja niitä luetaan vain vikatilanteesta palautumiseen. Ne poistetaan automaattisesti heti kun niiden säilytysaika päättyy. Jos joskus palautamme varmuuskopiosta, emme käytä sitä kumoamaan poistoa, markkinointia koskevaa vastustusta tai muuta valintaa, jonka teit sen jälkeen kun kyseinen kopio otettiin.

Järjestäjän omalla laitteella Hablexon operaattorisovellus kirjoittaa pienen määrän tiedostoja. Ne ovat järjestäjän koneella, hänen hallinnassaan, eikä niitä lähetetä koskaan meille:

• Chat-historia — osallistujien viestit ja chat-nimet foorumeittain. Kunkin foorumin 50 uusinta, poistetaan oletuksena 7 päivän kuluttua. Foorumin voi asettaa pelkkään muistiin, jolloin mitään ei kirjoiteta lainkaan. Voidaan poistaa kohdasta Asetukset › Diagnostiikka.
• Äänitallenteet — oletusarvo: pois päältä. Vain jos järjestäjä kytkee tallennuksen päälle. Tallenne poistetaan 28 päivää kuluttua, ja kansio pidetään levybudjetin sisällä; järjestäjä asettaa molemmat luvut ja voi poistaa tallenteita milloin tahansa.
• Litteroinnit — oletusarvo: pois päältä. Vain jos järjestäjä ottaa käyttöön litterointien tallentamisen.
• Lähettämättömät ongelmailmoitukset — vain niin kauan kuin ilmoitus ei pääse meille (verkkoyhteydettömänä); poistetaan oletuksena 30 päivän kuluttua.
• Tekninen diagnostiikkaloki — toimintatapahtumat ja virheet, koko rajattu kierrätyksellä. Se ei ole litterointi, ja siitä poistetaan salaisuudet ennen kuin mitään sen osaa lähetetään meille ongelmailmoituksen mukana.

Kopio lähtee mukana laitteen omassa varmuuskopiossa. Puhelimessa tai tabletissa nämä tiedostot ovat sovelluksen tavallisessa tallennustilassa, joten laitteen oma varmuuskopio voi viedä ne järjestäjän omalle iCloud- tai Google-tilille. Yksi tallenne vie noin 14 MB tunnissa, ja varmuuskopiossa oleva kopio jää edellä kuvatun säilytyksen ulkopuolelle — se voi jäädä jäljelle sen jälkeen, kun sovellus poistaa tallenteen. Varmuuskopio on järjestäjän oma, tilillä jota emme näe emmekä ole sinne mitään tallentaneet, ja se rajataan pois tai kytketään kokonaan pois laitteen omista asetuksista.

Järjestäjä, joka nauhoittaa ääntä tai tallentaa litterointeja, käsittelee tuota sisältöä omilla laitteillaan. Hän on rekisterinpitäjä silloin kun hän itse päättää, miksi ja miten sitä käsitellään, tai käsittelijä silloin kun hän käyttää laitteita asiakkaan lukuun, joka on rekisterinpitäjä.

Oikeutesi

Sijainnistasi riippuen (mukaan lukien Yhdistyneen kuningaskunnan ja EU:n GDPR:n nojalla) voit pyytää pääsyä tilitietoihisi, niiden oikaisua tai poistamista, ja voit vastustaa tiettyä käsittelyä tai rajoittaa sitä. Voit käyttää näitä oikeuksia meitä kohtaan riippumatta siitä, oletko tilin avannut henkilö vai kollega, joka kutsuttiin sille. Kaksi rajoitusta kannattaa sanoa suoraan sen sijaan että jättäisimme ne sinun löydettäviksesi: tietojesi poistaminen ei poista organisaatiosi laskutushistoriaa, jota säilytämme kirjauksena siitä mitä laskutettiin, eikä se myöskään pyyhi yhteydenottokieltoa koskevaa merkintää, joka on olemassa nimenomaan säilyäkseen poiston yli. Pyynnön esittämiseksi tai kysymyksen esittämiseksi lähetä sähköpostia osoitteeseen hello@hablexo.com. Sinun ei tarvitse lähettää meille sähköpostia tilin poistamiseksi — katso osio «Tilisi poistaminen» alta, jonka voit tehdä itse ja jossa kerrotaan täsmälleen mikä katoaa ja mikä jää. Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, sinulla on myös oikeus tehdä valitus viranomaiselle Information Commissioner's Office (ico.org.uk); jos olet EU:ssa tai ETA:ssa, omalle paikalliselle valvontaviranomaisellesi. Arvostaisimme mahdollisuutta auttaa ensin itse.

Tilisi poistaminen

Voit poistaa tilisi itse konsolissa kohdasta Tili → Poista tili. Sinun ei tarvitse lähettää meille sähköpostia, ja sovellus ohjaa samalle sivulle. On kaksi eri asiaa, joita saatat haluta, ja sivu pitää ne erillään: organisaatiosta poistuminen, joka poistaa sinut ja jättää organisaation ja sen saldon toimimaan kaikille muille; ja organisaation poistaminen, joka sulkee sen kaikilta. Jälkimmäisen voi tehdä vain ylläpitäjä, eikä viimeinen ylläpitäjä voi poistua valitsematta sitä.

Se tapahtuu välittömästi eikä sitä voi peruuttaa. Armonaikaa ei ole, eikä meillä ole mitään keinoa palauttaa tiliä jälkeenpäin, ja juuri siksi pyydämme sinua vahvistamaan salasanasi — tai kirjautumaan uudelleen Googlella tai Applella — ennen kuin se suoritetaan. Jokainen laite kirjautuu ulos kerralla, mukaan lukien mikä tahansa sillä hetkellä käynnissä oleva tapahtuma, ja jokainen tapahtuma-avain lakkaa toimimasta, joten suoralla sivulla olevat osallistujat menettävät sen.

Mitä poistetaan välittömästi: sähköpostiosoitteesi, nimesi, kirjautumistietosi, organisaatiosi nimi ja sen meille antama vakuutus sekä jokainen tapahtuma-avain, joka sillä oli. Tallennetut kortit poistetaan, jottei mitään voi enää veloittaa.

Mitä säilytämme ja miksi:

• Taloudellinen kirjaus — mitä laskutettiin ja mitä käytettiin — säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, johon se osuu,, koska yhtiölainsäädäntö velvoittaa meidät säilyttämään sen (Companies Act 2006, s. 388). Siinä ei ole enää nimeäsi eikä sähköpostiosoitettasi; se on liitetty viitteeseen, joka ei tunnista ketään. Poistamme sen, kun tuo ajanjakso päättyy.
• Toimiala, jolle kerroit käyttäväsi Hablexoa — luokka kuten ”koulutus” tai ”vähittäiskauppa ja majoitus”. Se kuvaa organisaation tyyppiä eikä henkilöä, säilytämme sitä ainoastaan ymmärtääksemme kenelle tuote on tarkoitettu, eikä sitä koskaan liitetä takaisin sinuun.
• Maksupalveluntarjoajamme oma kirjaus. Stripe säilyttää oman kirjauksensa maksuistasi, mukaan lukien nimesi ja sähköpostiosoitteesi, omien säilytyssääntöjensä mukaan ja erillisenä rekisterinpitäjänä. Se ei ole meidän poistettavissamme, ja se on syy siihen, että oma laskutuskirjauksemme voi olla nimetön.
• Yhteydenottokieltoa koskeva merkintä, jos sinulla sellainen on — katso yltä. Se on olemassa nimenomaan säilyäkseen poiston yli.

Tekstityksiä, käännöksiä ja ääntä ei ole alun perinkään koskaan tallennettu, joten siellä ei ole mitään poistettavaa — katso osio «Jos olet osallistuja».

Jos tilillä on saldoa jäljellä, sivu kertoo sinulle täsmälleen, mitä sille tapahtuu, ennen kuin vahvistat. Kun maksu on riittävän tuore, jotta maksupalveluntarjoajamme voi peruuttaa sen, palautamme sen sille kortille, jolla maksoit; kaikki sitä vanhempi ja kaikki saldo, jonka olemme myöntäneet emmekä myyneet, ei ole palautettavissa ja kirjataan pois.

Evästeet ja laitteellesi tallennettu tieto

Käytämme vain sitä tallennustilaa, joka sovelluksen toimintaan tarvitaan, emmekä käytä mainos- tai kolmannen osapuolen seurantaevästeitä. Tarkemmin:

• Operaattorikonsoli: kirjautumistunniste, joka säilytetään vain siihen asti, kunnes suljet välilehden, ja satunnainen laitetunniste paikallisessa tallennustilassa, jotta laiteluettelosi näyttää tämän selaimen kerran eikä kerran kutakin kirjautumista kohden. Se ei kerro mitään koneestasi, ja selaintietojen tyhjentäminen poistaa sen.
• Osallistujan sivu: valitsemasi kieli, teema, tekstin koko, chat-nimi ja tieto siitä, oletko nähnyt chatin tietosuojailmoituksen — kaikki tallennettuna selaimesi paikalliseen muistiin omalla laitteellasi. Mikään täällä ei tunnista sinua meille, ja selaimen tietojen tyhjentäminen poistaa sen.
• Tulkin sivu: kielivalintasi paikallisessa muistissa ja uudelleenyhdistämisen tunnistetieto istuntomuistissa, joka hylätään kun välilehti suljetaan.

Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta palvelun kehittyessä; olennaiset muutokset näkyvät täällä uuden version päivämäärän kera.

Hablexo Ltd · Rekisteröity Englannissa ja Walesissa · Yhtiötunnus 17354416 · Kotipaikka: 167-169 Great Portland Street, 5th Floor, London W1W 5PF · hello@hablexo.com

Hablexon etusivu · Käyttöehdot (englanti) · Tietojenkäsittelysopimus (englanti) · EULA (englanti) · Rekisteröidy